Boomerang - hvordan følge opp sendte eposter i Outlook

Gmail har mye bra funksjonalitet, og i tillegg får man tilleggstjenester som legger til enda mer funksjonalitet. En slik tjeneste er Boomerang, som bl.a. gjør at man kan utsette eposter og tidsinnstille disse for å sendes når man ønsker. Men den beste funksjonen i Boomerang, som også løsningen har fått sitt navn fra, er en funksjon som kontrollerer at eposter som er sendt er blitt besvart.

En utfordring ved å bruke innboksen som oppgaveliste, er at man arbeider seg gjennom innboksen (oppgaven) og besvarer eposter og sender ut oppgaver. Man føler seg fornøyd når man har arbeidet seg gjennom epostene, men har liten kontroll på om man har fått svar på de oppgaver og svar som er sendt ut. Boomerang ordner dette, ved å varsle om hvilke eposter som ikke er besvart.

I Outlook er det ikke en tilsvarende funksjon i standardutgaven (man kan riktignok kjøpe en løsning), men det er mulig å sette opp en manuell prosess for dette. Det er heller ikke så mye ekstra arbeid, siden du kan velge å kun følge opp enkelte eposter (men da med fare for at enkelte eposter ikke blir fanget opp). Oppskriften nedenfor tar utgangspunkt i Outlook 2013, men det er ikke så ulikt i tidligere versjoner av Outlook.

Når du skal sende en epost, klikk på menyen for «Follow Up» (vises med et rødt flagg, se på illustrasjonen nedenfor), og velg så når den skal følges opp. Jeg velger som regel «No date», siden jeg gjennomgår oppfølgningsfolderen (se nedenfor) regelmessig, men det kan være nyttig å legge inn datointervaller om du skal sjekk om en stund, f eks neste uke eller lignende avhengig av når det er på tide å sjekke om du har fått lukket saken eller om du må purre:

Lag så en folder for å få frem eposter som skal følges opp. Dette gjøres ved å høyreklikke på folderen «Search Folders» og velge «New Search Folder».

I boksen som kommer opp, velger du «Mail flagged for follow up», og trykker OK.

Når folderen er laget, kommer den som egen folder nederst i Outlooks meny til venstre, men jeg liker å ha den øverst under favoritter, så det er bare å trekke den opp hit.

I folderen vil nå eposter som er flagget og som er utløpt komme frem. Jeg gjennomgår denne folderen regelmessig, normalt 2-3 ganger i uken, men ideelt er å bruke tidsinnstillingene på varslene og gjennomgå folderen daglig f eks på starten av arbeidsdagen.

Ved gjennomgang av folderen med eposter som skal følges opp, så «sjekker man ut» eposter som skal følges opp ved å klikke på flagget (se bildet nedenfor). Eposten forsvinner da fra søkefolderen, men blir ikke slettet fra Outlook.