Effektiv bruk av Innboksen som oppgaveliste

Posted by

Mange benytter Outlook som sin oppgaveliste og dagens agenda formes etter Outlook. Dette kan være greit – siden man “lever” i Outlook, men kan også gjøre at man mister oversikt over oppgavene og prioriterer feil. Noen lar Innboksen vokse, og benytter seg av flagging av eposter som haster eller som har tilknyttet oppgaver. Noen bruker oppgavefunksjonen i Outlook, men dette krever oppfølgning og tid.

En løsning som fungerer for meg, er at jeg deler all epost i 4 deler:

1. Oppgaver som må gjøres nå eller så snart som mulig. Disse lar jeg bli liggende i Innboksen, og kan eventuelt merke de med flagg for oppfølgning og kategorier for prioritering av oppgaver etter hvor mye de haster.

2. Oppgaver som ikke er har en tidsfrist, men som skal gjøres på ett eller annet tidspunkt, legges i en folder merket Oppgaver. Når Innboksen er tom, eller jeg har ledig tid, går jeg løs på disse oppgavene.

3. For eposter som ikke har oppgaver knyttet til seg, og som ikke skal kastes fordi de ikke har historisk verdi eller innhold av interesse (se neste punkt), legger jeg i en folder som heter Arkiv. Dette er den klart største folderen i antall eposter hos meg, men denne bruker jeg ikke aktivt. Her ligger alle eposter samlet i en “stor haug”, og jeg finner frem til tidligere eposter ved å søke. Jeg bruker altså ikke noe folder-system som mange gjør, siden dette tar for lang tid og jeg har erfart at det er bortkastet sålenge det finnes gode søkemuligheter i Outlook.

Når jeg sender en epost som jeg skal følge opp blir utført av mottakeren, flagger jeg eposten for oppfølgning og legger den i arkiv. På denne måten er den ute av Innboksen, men dukker til overflaten igjen på det tidspunkt den er flagget til oppfølgning. Husk å sette på varsling (reminder).

4. Eposter som ikke inneholder oppgave, ikke er interessante senere eller jeg helt sikkert ikke vil ha bruk for, sletter jeg.

Jeg rydder fortløpende i eposter som kommer inn, og arbeider meg gjennom Innboksen før jeg tar fatt på Oppgaveboksen. Dette gjør at jeg føler jeg har kontroll over Innboksen, hva som haster (det ligger i Innboksen) og hva jeg kan avvente (det ligger i Oppgaver). Samtidig kaster jeg ikke eposter jeg kan ha nytte av senere (de ligger i Arkiv), og eposten min er ikke beheftet med eposter som ikke har nytte (de er i søplekassen). 

Om du har erfaringer med håndtering av eposter, eller tilbakemeldinger på ovennevnte, er det fint om du deler det i kommentarer nedenfor.

Leave a Reply