Artikkel

Søk i Outlook – hvordan finne eposter raskt og effektivt

Posted by

Å søke i Outlook er etterhvert avgjørende å beherske. Antall eposter er økende og å finne tilbake til lagrede eller sendte eposter kan være en tidkrevende og vanskelig oppgave, om man ikke behersker hvordan søk kan spisses og tilpasses i Outlook. Nedenfor gis en oversikt over hvordan du søker raskt og effektivt i Outlook.

Hovedsøkefeltet

Søkefeltet er øverst i innboksen (se bildet nedenfor) og man kommer til søkeboksen ved å klikke på feltet eller trykke CTRL+E.

Hovedsøkefeltet

Hvilke mapper og postbokser det skal søkes på

Ved menyen til høyre for hovedsøkefeltet kan du velge hvor søket skal foretas. F eks om du kun skal søke i innboksen eller den mappen du står i, eller om det skal søkes i alle mapper/bokser. Du kan også velge hvor det skal søkes gjennom menyraden for søk, se nedenfor.

Som standard viser dette feltet «Gjeldende postboks», men du kan endre standardinnstillingen under Fil > Alternativer > Søk til å f eks søke i alle postbokser ved hvert søk. Om du får få treff ved søk, så vil det ofte skyldes at du ikke søker i alle postbokser.

Alternativene for søk i egenskaper for Outlook

Søkekriterier

Når hovedsøkefeltet aktiveres, ved at man klikker i feltet eller trykker CTRL+E, så endres menyraden i Outlook seg, og det kommer frem flere søkealternativer. Da kan man fra menyraden velge hvilken postboks man vil søke i, samt sette inn søkekoder som om man vil kun søke på eposter fra en viss person (Fra-knappen), eposter som har vedlegg (Vedlegg-knappen) osv. Trykker man på de ulike alternativene, så vil søket spisses etter kriteriene som velges. 
Når man legger til søkekriterier, så vil ikke disse feltene gjøre mer enn at det legges til søkekoder i søkefeltet. Dette betyr at dersom du legger til søkefeltet «Til» og skriver noe i dette feltet, så vil dette generere søkekoden «to:» i hovedsøkefeltet. Så et alternativ til å ta inn søkefeltene, er å skrive kodene inn selv i hovedsøkefeltet. 
Dersom du er mer fortrolig med tastaturet, kan det være raskere å skrive inn søkekodene enn å klikke på menyen. Noen av de mest aktuelle søkekodene er som følger (søkekodene satt i uthevet skrift):

  • Søke etter eposter sendt til en person: to:navn eller to:(fornavn etternavn)
  • Søke etter eposter sendt fra en person: from:navn eller from:(fornavn etternavn)
  • Søke etter eposter som har vedlegg: hasattachments:yes
  • Eposter mottatt en viss periode: received:this week / received:last week / received:this month

Faste søkefelter

Normalt er det kun enkelt søk i søkefeltet, men ved å velge knappen «Mer» over søkefeltet, kan man legge til felter som man normalt søker på (se bildet nedenfor). Å ha faste søkefelter kan gjøre det raskere å gjennomføre søkene enn å klikke på kriteriene på søkemenyen eller å skrive inn søkekodene. F eks feltene Til, Fra, Mottatt, Sendt er felter som kan være greie å ha. For feltet «Har vedlegg» kan det være raskere å klikke på ikonet for vedlegg på menyen over søkefeltet.

Når man legger til søkefelter, så vil ikke disse feltene gjøre mer enn at det legges til søkekoder i søkefeltet. Dette betyr at dersom du legger til søkefeltet «Til» og skriver noe i dette feltet, så vil dette generere søkekoden «to:» i hovedsøkefeltet. Så et alternativ til å ta inn søkefeltene, er å skrive kodene inn selv i hovedsøkefeltet. For søkekodene, se ovenfor.