Hvordan behandle eposter som en toppsjef? Tips fra topplederne i Google

Google-sjefene Eric Schmidt and Jonathan Rosenberg ga nettopp ut boken “How Google Works” hvor det gis innsikt i hvordan et mega-selskap som Google drives. I denne boken skriver også sjefene om hvordan de håndterer de mengdene med epost som de mottar hver dag, og deres erfaringer kan være gode tips for andre som mottar store menger epost daglig. Her er en oversikt over tipsene i spedd tips fra andre kilder.

Gi raske tilbakemeldinger på eposter. Ellers vil det trigge ytterligere eposter, og da vil du bare få mer å svare på. Dessuten vil hurtig respons skape en positiv spiral av kommunikasjon som høyner sannsynligheten for at kollegaene dine vil inkludere deg i viktige diskusjoner og beslutninger. Svarer du alle raskt bidrar du som leder til en meriokratisk struktur (og for de som lurer, meriokrati er styreform hvor intelligens, kompetanse og ytelse gir grunnlaget til maktfordeling og sosial status, hvor makt og autoritet tildeles etter evner og ferdigheter og ikke etter popularitet som i et demokrati). [Dette rådet er imidlertid omdiskutert, se kommentar her. En mellomløsning kan være at man svarer raskt at man kommer tilbake til dette.]
Gi presise og korte svar, selv om tilbakemeldingen er kort. I følge boken er favorittsvaret til Schmidt og Rosenberg på e-post “got it”». De forklarer dette med at når de ikke kommer til å gjøre noe mer med det som eposten omhandler svarer de “got it, and proceed”, slik at delegasjonen fortsetter.

Aldri unnlat å svare på eposter. Dette gir mottakeren en usikkerhet, og er som å svare at det er usikkert om jeg kommer til å gjøre noe med eposten/innholdet i denne og etterlater mottakerne i en “limbo”. 

Vær tydelige siden hvert ord teller i en e-post. Bruk ikke tiden på lange beskrivelser, og hvis du beskriver et problem så definer dette tydelig. Paradokset er at dette krever mer tid, ikke mindre. Skriv først et utkast, gå igjennom og slett alle unødvendige ord. Tenk over de delene som folk vanligvis hopper over når de leser e-post og fjern dette. Det fine med å kladde i eposter er at du ikke trenger å lagre – dette lagres automatisk.

Hold orden i innboksen og rydd kontinuerlig. Tid du bruker på å se på innboksen og tenke over hva du skal svare på i neste omgang og tid til å lese eposter du allerede har lest er bortkastet. Prioriter eposter, slett og arkiver. Du må rydde i innboksen hver dag, og det er lurt å gjøre det på ettermiddagen/kvelden når hjernen begynner å bli sliten og enklere jobber er bedre. Målet er en tom innboks og ikke mer enn fem e-poster som er bare de viktigste sakene som krever grundigere behandling. Et råd kan også være å sette av tid til å arbeide med innboksen, f eks 2-4 ganger daglig, og så la den være for å slippe avbrytelser og bli en “slave av innboksen.”

Start alltid med de nyeste e-postene og jobb deg nedover. De eldste epostene kan være behandlet av andre, og ved å starte øverst håndterer du eposter med de nyeste innspillene i en kommunikasjonsrekke. 
Videresend eposter til de som kan ha nytte av disse, men bruk ikke blindkopi ved svar uten at det er spesielle grunner for det. Dessuten er det en sikkerhetsrisiko ved blindkopi.

Ikke gi kritikk i epost. Dette bør gis personlig, og kommer ofte feil ut dersom man gjør det i en knapp skriftlig form i epost. 

Gjør det enklere å følge eposter. Her er en beskrivelse for hvordan det kan gjøres enkelt.

Gjør det enklere å finne gammel epost ved å ta inn nøkkelord som gjør det enklere å finne tilbake til eposten ved søk senere. Tenk også på hvilken tittel du har på eposten som gjør det enklere å finne riktig epost senere. 

Leave a Reply